Политика хранения и передачи ветеринарной информации

1.1. Настоящая Политика хранения и передачи медицинской (ветеринарной) информации (далее – Политика) определяет порядок формирования, хранения, использования и передачи сведений о состоянии здоровья животных, обращениях за ветеринарной помощью, результатах обследований и консультаций (далее – ветеринарная информация), обрабатываемых при работе сервиса OnlyVet индивидуальным предпринимателем Байлиевым Эльвином Мазагировичем, ОГРНИП 319554300087991, ИНН 550713506691 (далее – Исполнитель, Оператор, Администрация).

1.2. Политика разработана с учётом законодательства Российской Федерации в области ветеринарии, защиты информации, персональных данных и прав потребителей.

1.3. Цель Политики – обеспечить порядок обращения с ветеринарной информацией и смежными персональными данными Пользователей таким образом, чтобы:

– соблюдалась конфиденциальность и целостность данных;

– поддерживалось надлежащее качество ведения ветеринарной документации;

– выполнялись требования законодательства и договорных обязательств перед Пользователями.

1.4. Настоящая Политика применяется ко всем сведениям о животных и оказанных им услугах, формируемым и хранящимся при работе сервиса OnlyVet, независимо от формы их представления (электронная, бумажная, смешанная).

1.5. В вопросах, не урегулированных настоящей Политикой, Исполнитель руководствуется Договором публичной оферты на оказание платных ветеринарных услуг, Политикой конфиденциальности, Пользовательским соглашением и иными локальными актами, а также действующим законодательством Российской Федерации.

2.1. В настоящей Политике используются следующие термины.

2.1.1. Ветеринарная информация – сведения о состоянии здоровья животного, диагнозах (предварительных и окончательных), жалобах и симптомах, результатах лабораторных и инструментальных исследований, назначениях, рекомендациях, динамике лечения, а также любые иные данные, относящиеся к оказанию ветеринарной помощи конкретному животному.

2.1.2. Ветеринарная документация – совокупность записей (электронных и/или бумажных), формируемых при оказании ветеринарных услуг: карты пациента, протоколы консультаций, заключения, назначения, результаты обследований, иные документы, предусмотренные внутренними регламентами и законодательством.

2.1.3. Сервис OnlyVet – совокупность программных и технических средств (сайт, личный кабинет, формы, чаты, аудио- и видеосвязь, системы хранения данных и т.п.), используемых Исполнителем для оказания дистанционных ветеринарных услуг и ведения документации.

2.1.4. Пользователь – лицо, заключившее договор с Исполнителем, использующее Сервис и предоставляющее сведения о животном.

2.1.5. Личные данные Пользователя – персональные данные собственника (либо иного законного владельца) животного, обрабатываемые Исполнителем в соответствии с Политикой конфиденциальности.

2.1.6. Обработка ветеринарной информации – любые действия (операции) с ветеринарной информацией, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, использование, передачу, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение.

3.1. В рамках оказания ветеринарных услуг дистанционно Исполнитель формирует и обрабатывает, в частности, следующие виды ветеринарной информации:

3.1.1. идентификационные сведения о животном (вид, порода, пол, возраст, кличка, масса тела, особенности содержания);

3.1.2. анамнез жизни и заболевания (перенесённые болезни, хронические патологии, условия содержания, кормления, прививки, обработки, племенное использование, репродуктивный статус);

3.1.3. жалобы и описание текущих симптомов с указанием длительности, динамики, особенностей проявления;

3.1.4. результаты лабораторных и инструментальных исследований, предоставленных Пользователем либо полученных в результате взаимодействия с партнёрскими лабораториями/клиниками (при наличии таких отношений);

3.1.5. назначения, рекомендуемые схемы лечения, дозировки лекарственных препаратов, рекомендации по дополнительным обследованиям;

3.1.6. протоколы дистанционных консультаций (текст переписки, резюме консультаций, аудио- или видеозаписи при наличии такой опции);

3.1.7. сведения о динамике состояния животного и результатах лечения по сообщениям Пользователя и оценке специалистов;

3.1.8. сопутствующая информация, имеющая значение для клинической оценки (данные об окружающей среде, контактах, стрессовых факторах и т.п.).

3.2. Ветеринарная информация формируется:

– при заполнении Пользователем форм и полей в Сервисе;

– при загрузке Пользователем фото-, видео- и иных файлов;

– при заполнении ветеринарным специалистом протокола консультации и назначений;

– при обновлении или дополняющих обращениях по тому же животному.

3.3. Исполнитель ведёт ветеринарную документацию в электронной форме в информационных системах Сервиса OnlyVet. При необходимости отдельные документы могут дублироваться в бумажной форме (выписки, акты, заключения).

4.1. Ветеринарная информация хранится и используется Исполнителем в целях:

4.1.1. оказания ветеринарных услуг в отношении животного, по запросу Пользователя;

4.1.2. обеспечения преемственности при повторных обращениях и наблюдении за динамикой состояния;

4.1.3. ведения учёта оказанных услуг, формирования истории консультаций и назначений;

4.1.4. выполнения требований законодательства Российской Федерации в части ведения документации, отчётности и сохранности записей;

4.1.5. защиты законных прав и интересов Исполнителя, Пользователя, третьих лиц при разрешении возможных споров, в том числе судебных;

4.1.6. внутреннего контроля качества, обучения и повышения квалификации специалистов, при условии обезличивания данных при необходимости;

4.1.7. аналитики и статистики (в обезличенном виде) для улучшения работы Сервиса и разработки клинико-организационных решений.

4.2. Использование ветеринарной информации за пределами указанных целей не допускается, за исключением случаев, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации.

5.1. Ветеринарная информация и ветеринарная документация хранятся в течение срока, необходимого для достижения указанных в разделе 4 целей, но не менее сроков, обусловленных:

– сроком договорных отношений с Пользователем;

– сроками исковой давности по возможным претензиям, вытекающим из оказания услуг;

– требованиями законодательства о хранении документов (при его применимости к конкретным видам записей).

5.2. В общем случае Исполнитель ориентируется на хранение ветеринарной информации не менее 5 (пяти) лет с момента последнего обращения по конкретному животному, если иные сроки не установлены законом или внутренними регламентами Исполнителя.

5.3. По истечении установленных сроков хранения ветеринарная информация подлежит уничтожению или обезличиванию, за исключением случаев, когда её дальнейшее хранение необходимо:

– для защиты интересов Исполнителя или Пользователя в рамках текущих или возможных разбирательств;

– по требованию компетентных органов;

– для целей архивного хранения, если такая возможность предусмотрена законом и обеспечивается обезличивание данных, позволяющих идентифицировать Пользователя.

6.1. Ветеринарная информация хранится в информационных системах Сервиса OnlyVet и (при наличии) в иных защищённых хранилищах, обеспечивающих необходимый уровень безопасности.

6.2. Исполнитель принимает организационные и технические меры для защиты ветеринарной информации от:

– несанкционированного доступа, изменения, копирования, распространения;

– случайной утраты, уничтожения, повреждения;

– иных неправомерных действий.

6.3. К числу таких мер относятся:

– разграничение прав доступа сотрудников и специалистов к информации в соответствии с их профессиональными обязанностями;

– использование средств защиты информации (аутентификация, шифрование при передаче, резервное копирование и т.п.);

– ведение учёта и контроля доступа к информационным системам;

– обучение сотрудников требованиям конфиденциальности и ответственности за их нарушение.

6.4. Доступ к ветеринарной информации предоставляется:

– ветеринарным специалистам, участвующим в оказании услуг, в объёме, необходимом для выполнения ими профессиональных функций;

– ограниченному кругу административно-технического персонала, отвечающему за поддержку работы Сервиса и соблюдение режима безопасности;

– самому Пользователю (законному владельцу животного), в пределах, предусмотренных Договором и техническим функционалом Сервиса.

7.1. Ветеринарная информация о животном и история обращений являются конфиденциальными и не подлежат раскрытию третьим лицам, за исключением случаев:

7.1.1. наличие прямого согласия Пользователя на передачу информации (например, другому ветеринарному специалисту, клинике или лаборатории);

7.1.2. необходимость передачи информации в лаборатории, диагностические центры или иные организации, прямо участвующие в оказании услуг, по инициативе Пользователя и/или в рамках исполнения договора;

7.1.3. мотивированные запросы государственных органов, осуществляемые в порядке и пределах, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

7.1.4. защита прав и законных интересов Исполнителя, Пользователя и третьих лиц, если такого рода передача данных необходима и допустима по закону (например, в рамках судебного процесса, разбирательств с контролирующими органами).

7.2. Передача ветеринарной информации в обезличенном виде (без указания персональных данных Пользователя и иных идентифицирующих признаков) допускается:

– для целей внутренней аналитики, статистики, разработки клинических протоколов;

– для научных и образовательных целей (публикация клинических случаев, разборы, обучение персонала), при условии невозможности идентификации конкретного Пользователя.

7.3. В случае необходимости передачи ветеринарной информации третьим лицам по инициативе самого Пользователя (например, получение заключения от другого специалиста, направление выписки в стороннюю клинику) Исполнитель может запросить от Пользователя согласие в любой форме, позволяющей подтвердить его получение (в том числе через интерфейс Сервиса).

8.1. Пользователь (законный владелец животного) имеет право:

8.1.1. получать информацию об оказываемых услугах и об основных записях, сформированных в рамках консультаций в отношении его животного, в объёме, предусмотренном функционалом Сервиса и Договором;

8.1.2. запрашивать копии заключений, рекомендаций и иных документов, связанных с консультациями и лечением животного;

8.1.3. обращаться к Исполнителю с вопросами и запросами относительно корректности и актуальности отраженных сведений;

8.1.4. требовать прекращения дальнейшей обработки информации в случаях, предусмотренных законодательством, за исключением случаев, когда её хранение и обработка обязательны по закону или необходимы для защиты прав и законных интересов Исполнителя.

8.2. Исполнитель вправе отказать в предоставлении части информации в случаях, когда её раскрытие:

– нарушает права и законные интересы третьих лиц;

– запрещено законом;

– противоречит требованиям охраны ветеринарной тайны или конфиденциальности данных.

9.1. Текстовые переписки, аудио- и видеозаписи консультаций (при их ведении), а также загруженные Пользователем файлы являются частью ветеринарной информации и подлежат хранению на общих основаниях, указанных в настоящей Политике.

9.2. Указанные материалы могут использоваться:

– для повторных и последующих консультаций;

– для анализа качества оказания услуг и внутреннего обучения специалистов;

– при рассмотрении претензий Пользователя, разборе спорных ситуаций;

– при необходимости – в качестве доказательств в судебных и административных процедурах.

9.3. Использование записей и материалов в демонстрационных, учебных или научных целях допускается только в обезличенном виде либо при наличии отдельного согласия Пользователя.

10.1. Ветеринарная информация животного в ряде случаев может быть связана с персональными данными Пользователя (например, если в документации указываются имя и контакты владельца). В такой части к её обработке применяются требования Политики конфиденциальности и законодательства о персональных данных.

10.2. В случаях, когда возможно разграничить (отделить) ветеринарную информацию о животном от персональных данных Пользователя, Исполнитель стремится к использованию обезличенных идентификаторов и минимизации объёма персональных данных в рабочих протоколах.

11.1. Сотрудники и привлечённые специалисты Исполнителя, имеющие доступ к ветеринарной информации, несут ответственность за соблюдение режима конфиденциальности и правил хранения информации в соответствии с заключенными соглашениями, локальными актами и действующим законодательством.

11.2. Исполнитель вправе проводить внутренние проверки соблюдения правил обращения с ветеринарной информацией, а также внедрять дополнительные меры безопасности по мере развития Сервиса и изменения нормативных требований.

11.3. Нарушение требований Политики может являться основанием для применения мер ответственности к виновным лицам, а также для обращения к компетентным органам в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

12.1. Исполнитель вправе в одностороннем порядке вносить изменения в настоящую Политику. Обновлённая редакция размещается на Сайте и вступает в силу с момента её размещения, если иной срок не указан дополнительно.

12.2. Пользователям рекомендуется периодически знакомиться с текстом Политики для получения информации о её актуальной редакции.

12.3. Продолжение использования Сервиса после вступления в силу изменений означает согласие Пользователя с обновленной редакцией Политики хранения и передачи медицинской (ветеринарной) информации.

13.1. Вопросы, предложения и запросы, связанные с применением настоящей Политики, Пользователь может направлять по следующим реквизитам:

Индивидуальный предприниматель

Байлиев Эльвин Мазагирович

ОГРНИП 319554300087991

ИНН 550713506691

Коммерческое обозначение: OnlyVet

Контактный электронный адрес и телефон указаны на сайте в разделе «Контакты» и могут использоваться для связи по вопросам хранения и передачи ветеринарной информации.

Настоящая Политика действует в редакции по состоянию на 2025 год и применяется ко всем данным, формируемым и хранимым в рамках работы сервиса OnlyVet.